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オフィス開設に必要なもの一覧とは？あると便利なものも紹介
オフィス開設時に必要なものは、社内全体からデスク周りに至るまで思った以上に多いものです。
オフィス開設の手続きをしていると、必要物品にまで気がまわらないことも。
そこで本記事では、オフィス開設時に必要なもの一覧をご紹介します。
目次
オフィス開設に必要なもの【オフィス全体】
オフィス開設に必要なものは意外に多いといえます。手続きにばかり気が向き、準備を忘れないようにしましょう。
以下で、オフィス全体に必要なものをご紹介します。
ネット環境
言うまでもなく必需品です。
ネットワーク環境は以下の目的で使用されます。
- メールでのやりとり
- ECサイトで必要なものの購入
- リモート会議
- データベースでの顧客管理
- テレワーク
など多岐にわたります。
インターネット契約の手続きには思いのほか時間がかかります。数週間～1ヵ月ほどかかることもあるため、オフィス始動から逆算して契約と工事まで済ませておきましょう。
複合機、シュレッダー、ビジネスフォンなどのOA機器
OA機器もオフィスには必須です。
書類の電子化が普及してきているとはいえ、紙媒体で情報を管理しているオフィスもまだまだ多いといえます。複合機は、プリント・コピー・スキャン・FAXの機能が備わったもので、オフィスでの使用機会は多くあります。
シュレッダーも紙で管理する際には必須といえるでしょう。不要になった個人情報の書類を破棄するなど、使用機会は何かと多くなります。
ビジネスフォンは、規模の大きいオフィスほどしっかり整備しておきましょう。代表電話へ頻繁に連絡がきたり、内線でのやりとりをしたりすることが多くなるからです。
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オフィス家具
規模や雰囲気にあわせて、設置する家具を決めるとよいでしょう。
オフィスに必要な家具には以下のようなものがあります。
- デスク
- チェア
- パーティション
- 会議用テーブル
- 応接セット（ソファーやテーブル）
- キャビネット
- 時計
- カーテン・ブラインド
デスクやチェアの数は社員数に応じて決めるべきですが、テレワークの普及により全社員が出社するとはかぎりません。
そのため、現在はフリーアドレス（固定ではなくどの社員でも使える）のデスクも検討するとよいでしょう。
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オフィス開設時に中古で揃えるのは問題ない？
実はオフィス開設時に家具を中古で揃えるのは一般的です。
というのも、経費削減は会社経営にとって重要な施策であり、資金繰りに苦労している会社も少なくありません。削減できる部分はすべきです。家具も経費削減の対象とすべきでしょう。
中古品と聞くと敬遠する方もいるかもしれません。
しかし、とあるオフィス家具について聞いた調査によると、なんと約9割の人が「中古品で良いと思う」と回答しました。
さらに、「中古品でよいと思うオフィス家具」を複数回答で聞くと、棚・デスク・ロッカーを選択した人が8割以上もいるという結果に。
オフィス家具を中古で揃えている企業は多く、その需要は相当に高いということです。
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オフィス家具を中古で揃えるメリット
オフィス開設時に家具を中古で揃えると、大きな経費削減につながります。
安くすむ場合、新品の半額以下で買えることも。
また、希少価値の高いものを買える可能性があります。オフィス家具は新しい型番のものを販売するため、廃盤商品などが中古市場に出回ることもあるからです。
掘り出し物を安く買える可能性があるため、オフィス家具を中古で探すのはおすすめです。
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オフィス家電
オフィスでの労働環境を快適にするために、オフィス家電は欠かせません。
ひと通り揃えておきたいのは以下のものです。
- 冷蔵庫
- 電子レンジ
- 電気ポット
- 掃除機
- 扇風機
- エアコン
お昼休みを休憩室でとる方もいるため、作業環境以外にも目を向けることが大切です。
冷蔵庫・電子レンジ・電気ポットなどは食事をとる方に必要ですので、忘れずに用意しておきましょう。
その他、オフィスを清潔に保つためには掃除機、快適な室温環境にするために扇風機やエアコンも用意しておきたいものです。
デスク周りでオフィス開設時に必要なもの
続いて、デスク周りに必要なものをご紹介します。
ないといざという時に困るばかりでなく、仕事を快適にすすめるうえでも必要なものです。
忘れずに用意しておきましょう。
印鑑
印鑑が不要な手続きが増えてはいるものの、まだ必要な場面は多いといえます。
- 商業登記（代表者印）
- 宅配物の受け取りに必要な事務用ハンコ
- 法務局での手続きに印鑑証明書
- 手軽に押印できるもの（社名・役職・住所印・挨拶印など）
使う頻度が少ないものほど、ないと困ることもあります。
ひととおり用意しておき、有事の際にすぐ対応できるようにしましょう。
ペンなどの筆記用具
書類作成はPCで行うものの、直筆で字を書く場面も多いものです。
筆記用具で揃えておきたいものには、鉛筆（シャープペンシル）・消しゴム・ボールペン・サインペン・マーカーなど。
ボールペンは黒だけでなく、青や赤も用途に応じて必要です。芯の太さも社員によって使い勝手はさまざまに感じるため、複数用意しておくと安心でしょう。
また、顧客への書類説明など、重要箇所を目で見てわかりやすくするよう蛍光マーカーを引くこともあります。こちらも複数色を揃えておきましょう。
ファイル
取り扱う書類の数や種類が増えると、収納する場所の確保も考えなければなりません。
ファイル、クリアホルダーなどを使うことで「どこに」「何が」あるかわかりやすくなります。取引先が増えると名刺をいただく機会も増えるため、管理しやすいよう名刺ホルダーもあると便利です。
また、デスクの引き出しに筆記用具や事務用品を収納する、デスクイントレー（引き出し内を整頓できるトレー）も用意しておくとよいでしょう。
メモ
電話対応や来客があった際など、メモをとる場面があります。電話機や応接スペースなどですばやく扱えるよう、小さめのノートやメモ帳を用意しておきましょう。
また、社員同士の情報伝達の際に、付箋を使う場面も多くあります。
社内メールで伝えるほどのことでもない、一言・二言程度の内容であれば、付箋に記載しデスクに貼っておくという使い方もできるでしょう。
顧客に書類を送付し、必要事項を記載していただきたい時などは、特定の箇所に付箋を貼って注意点などをメモしておく使い方も効果的です。
事務用品
事務用品といってもいろいろなものがあります。以下のものを揃えておくと、書類の作成や管理の際にとても役立ちますよ。
- 修正液/テープ
- 定規
- カッター
- ハサミ
- テープ/のり
- ホッチキス
- テープラー
- 穴あけ用パンチ
- 封筒/切手
- 名刺
- コインケース
- キーボックス
思いのほか事務用品は多いので、忘れずに用意しておきましょう。
その他あると便利なもの
必須ではないものの、あると仕事がはかどったり、社員満足度が高くなったりするものもあります。
以下でそれぞれご紹介します。
ホワイトボード
会議では資料を配布したり、スクリーンに写したりして閲覧することが多いものの、ホワイトボードを使用することで得られるメリットも多くあります。
ホワイトボードは、会議の進捗にあわせて議論した内容を書き加えたり、それを参加者が同時に情報共有、可視化できるといったメリットがあります。
また、紙にペンや鉛筆で書くよりも手軽に行えるうえ、消すのもかんたんです。
黒・青・赤の3種類くらいを用意しておくと、とても便利です。
ロッカー
デスク以外に収納が必要な場合、ロッカーがあると便利です。
また、スマートフォンや財布などの貴重品を収納したい場合も、セキュリティ上の観点からあるとよいでしょう。
ロッカーにも種類があり、パーソナルロッカー（仕事道具や書類を保管するもの）や更衣室ロッカー（衣服やかばんなどを収納できる大きめのもの）など用途に応じてさまざまです。
空気清浄機・加湿器
感染を予防したり、快適な作業環境を維持したりするためにも、空気清浄機や加湿器を用意しておきましょう。
特に冬場は寒いと窓を開けて換気したくない場合もあります。
加湿と空気の循環を兼ねるのであれば、加湿器機能のついた空気清浄機がおすすめです。
ウォーターサーバー
ウォーターサーバーを設置しておくと福利厚生の一環として社員満足度が高くなります。
また、社内全体の飲料代節約にもつながります。
社員が各自でペットボトルや缶の飲料を買うと、年換算で思いのほか大きな出費になることも。
ウォーターサーバーはお湯も使えるため、インスタントコーヒーやティーバッグなど各自がお好みで用意しておけば、好きな時に温かいものを飲めるのもメリットです。
その他、万が一の備えとして役立つことがあります。水を定期的に配達してもらえるため、新鮮なものをオフィスにストックしておけば災害時の活用も可能です。
観葉植物
観葉植物があると、ストレス軽減・疲れ目の軽減・室内乾燥の防止・コミュニケーション活性化といった効果があります。
植物というと水やりや剪定など管理がわずらわしいイメージがありますが、かんたんにできるものもありますよ。
葉が落ちにくく、水やりの頻度が少なくてすむものを選ぶと手をかけずに置いておけます。
また、日当たりのあまりよくないオフィスで育てやすいものを選ぶこともポイントです。 パキラ・モンステラ・ポトスなどがおすすめですよ。
オフィス開設に必要な家具はありがとう屋におまかせを！
本記事では、オフィス開設に必要なものについてご紹介しました。
新規で開設したオフィスには、多くの物品・家具・家電が必要になります。
オフィス開設に関する諸手続きに手間がかかると、必要なものへの意識がうすれてしまいあわてて買い揃える事態になることも。
思ったよりも費用がかかることを想定し、中古で済むものに目を向けることもぜひご検討ください。
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