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オフィス移転を業者に依頼するメリット！選び方のポイントや注意点
オフィスの移転は住宅の引っ越しとは異なり、対処すべき事項や手続きが多く、その内容は複雑です。通常の業務と並行しながら準備を進めるのは、容易ではありません。
そこで、オフィス移転業者を利用することで、移転にまつわる負担を減らせます。
本記事を通し、オフィス移転業者の種類や作業内容、依頼すべき理由や業者の選び方・注意点などを解説します。
オフィスの移転を検討している方、オフィス移転業者をお探し中の方は、ぜひ参考にしてください。
目次
オフィス移転業者とは
オフィスの移転とは、単に荷物を移したら完了するわけではありません。
移転先の選定・確保から移転計画、新オフィスのレイアウト・配線工事、旧オフィスの原状回復や移転の周知、書類申請など行うべき作業は多岐にわたります。
オフィスの移転が完全に終わるまでには、半年以上と長時間かかる傾向があります。
また、これら全ての作業には専門的な知識が必要であり、自社の社員だけで行うとなると負担が大きいです。
そこで、豊富なノウハウを活かして、オフィス移転をフォローしてくれるのがオフィス移転業者です。適切な業者を選んで依頼すれば、社員の負担を減らし、オフィス移転をスムーズに行えます。
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種類
オフィス移転業者の主な種類として、引っ越しサービスとオフィス移転コンサルが挙げられます。依頼する業者ごとに、オフィス移転業務のサポート範囲に違いがあります。
引っ越しサービス
主に荷物の運搬や組み立てを行う引っ越し業者です。
家庭向けの引っ越しサービスも行っている会社もあります。
法人向けの引っ越しサービスでは、移転先のレイアウト設計や配線工事なども引き受けているのが一般的です。
大手の業者では引っ越し用の資材が充実しており、実績も豊富で作業の質とスピードを期待できます。地域密着型の小規模の業者も、価格が手頃であったり、地元ならではの手厚いサポートが受けられたりします。
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オフィス移転コンサル
当日の荷物の運搬・組み立てだけでなく、移転先の選定・確保から移転計画、レイアウト・配線工事、旧オフィスの原状回復や移転の周知、書類申請など、オフィス移転に関わる全ての工程を支援する業者です。
そのため、引っ越し業者だけでなく不動産会社や建築会社、オフィス家具メーカー、デザイン・設計事務所、内装工事業者など様々な業種が参入しています。
オフィスの移転コンサルを通すだけで、個々の業者の手配や交渉が不要であり、オフィス移転に要する時間や負担を減らせます。また、トータルの費用を安く済ませられるかもしれません。
オフィス移転業者が担う作業内容
以下で、オフィス移転業者が担当する具体的な作業内容を見ていきましょう。
移転方針・計画策定
まず初めに、オフィス移転の方針や全体的な計画を立てます。現在のオフィスの課題点や移転目的、移転先の希望点・条件などを整理し、業者と打ち合わせを行います。
社内でもオフィス移転事業の管理者や担当者を決定し、日程を調整します。
オフィスの規模により異なるものの、1年〜8ヶ月、最低でも半年前から余裕を持った移転準備が理想的です。
新規物件の紹介
現在のオフィスの課題点や移転目的などを考慮し、移転先の新規物件を紹介します。
オフィスを決める際の条件は、家賃や立地・広さ・内装・設備など様々です。
オフィス移転業者は様々な物件情報を所有しているため、条件に合う物件を見つけやすく、オフィス選びの失敗を最大限防げるでしょう。
オフィス什器や家具の運搬や新規購入・準備
オフィス什器や家具の運搬をしたり、新しく揃えたりします。
オフィスを移す際は、什器や家具も一転して買い換える場合が多いです。
移転先の間取りや広さを正確に把握していないと、サイズが合わなかったり、通路が狭くなってしまったりと失敗する恐れがあります。また、希望のサイズやデザインの製品を見つけられないケースも起こり得ます。
そこで、什器の選定から購入までを担うオフィス移転業者に任せることで、準備の手間や時間を省けるでしょう。
不用品の廃棄処分・買取
オフィスの移転を機に、これまで使っていた古い什器を処分したり、書類や物品を整理していると不用品が出てきたりします。不用品の中にはサイズが大きいものや、処分方法が特殊なものもあります。
また、中には買取対象となるものもあるかもしれません。
オフィス移転業者はこれらの不用品を引き受け、適切に廃棄処分・買取を行います。
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レイアウト設計
オフィスが変われば、仕事の環境も変わることを意味します。
オフィスの移転に伴い、これまで以上のパフォーマンスを発揮するためには、効率的なワークフローを考慮し、スムーズに作業できる環境を整えなくてはなりません。
デザインや設計などの専門的なノウハウを備えたオフィス移転業者は、適切なレイアウトやゾーニングを提案します。
設備・内装工事
移転先のオフィスで業務を行う環境を整えるためには、電化製品を使うための配線工事や、会社のイメージに沿った内装工事が必要です。
オフィス移転業者は、建築会社や内装工事業者と連携しているため、各担当者との打ち合わせやスケジュール調整などを一括して行います。
原状回復やアフターメンテナンス
旧オフィスが賃貸物件の場合、退去の際には原状回復を行わなくてはなりません。
一般的な住宅に比べて規模が大きいため、トラブルを避けるためには、原状回復の範囲を事前に貸主や管理会社に確認しておく必要があります。
オフィス移転業者では、原状回復を担当する工事業者の紹介や費用の見積もり・交渉を行います。また、原状回復が適切になされたかの確認や不備の対処など、アフターメンテナンスも引き受けます。
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移転手続きの代行
オフィス移転に伴う各種手続きを代わりに行います。
旧オフィスや新オフィスに関する移転時の届出には、書類の作成が必要なものや、手続きの期間が限られているものもあります。
専門的な知識が求められたり、煩雑な作業を行う時間がなかったりする場合、オフィス移転業者を利用することで、不安や負担を軽減できます。
オフィス移転業者に依頼すべき理由
オフィスの移転作業には、一定の人員が必要です。
また、当日の引っ越し作業だけでなく、移転前後に行うべき準備や手続きも多くあります。
社員が通常業務を行いながら、移転事業を遂行させるのは非常に負担が大きく、ミスやトラブルの原因となりかねません。
そこで、オフィス移転業者の力を借りることで、移転に伴う手間やコストを削減できるだけでなく、社員は本業に集中できます。
オフィス移転業者を選ぶポイント
では、オフィス移転業者を選ぶ際のポイントを紹介します。
サービス内容の範囲
オフィス移転業者の中でも対応サービスの範囲に違いがあります。
例えば、内装工事業者の紹介はするものの交渉には関与しなかったり、レイアウトの設計は引き受けていなかったりするケースがあります。
オフィス移転の目的や依頼したい内容を明らかにし、条件に合うかを確認しましょう。
過去の実績
実績が多い業者であるほど豊富なノウハウを有し、安心して任せやすいです。
特に、自社のオフィスと似た規模やレイアウト、同じ業界の実績があれば、移転後のイメージをしやすいでしょう。業者のホームページから施工事例や写真を確認しましょう。
費用見積もり
オフィス移転業者に正式に依頼する前には、費用の見積もりを行ってもらいます。
見積もりの細かい内訳まで確認し、余分な費用が含まれていないか、予算内に収まっているか、サービス内容に見合う価格であるかを判断しましょう。
自社の課題解決に寄り添ってくれるか
作業の効率化やコスト削減など、オフィス移転を通して解決したい課題があるはずです。
自社の課題解決に親身に寄り添い、適切な提案をしてくれる業者であるかを確かめましょう。
アフターフォロー・サポート体制
移転先のオフィスで業務を開始してから、不具合が起きたり、改めて気づく点があったりします。
備品の交換やレイアウトの変更など、移転後のアフターフォローやサポート体制が十分に整っているかも判断材料の一つです。
口コミ
業者選びで失敗しないためには、業者が自ら発信している情報だけでなく、周囲の客観的な評価も考慮しなければなりません。
お客様の声や口コミに問題がないかも確認しておきましょう。
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オフィス移転業者に依頼する時の注意点
オフィスの移転は完了まで少なくとも半年程度と、予想以上に時間がかかります。
計画策定からアフターメンテナンスまでを問題なく行うためには、時間に余裕をもって業者を選び、依頼することがポイントです。
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オフィス移転業者に依頼する時の準備
オフィス移転業者とスムーズにやりとりするためには、事前の準備が肝心です。
移転の目的や移転先の希望条件など、オフィス移転に関わる全ての事項を明らかにした上で、業者と綿密な打ち合わせを行いましょう。
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いかがでしたでしょうか。
今回はオフィス移転業者の種類や作業内容、選び方のポイントや注意点などを解説しました。業者によってサービスの範囲や費用は異なるため、複数社を比較検討するのがおすすめです。
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