オフィス移転の費用内訳と相場〜コスト削減のポイント

オフィスを移転する際は、荷物の運搬だけでなく、旧オフィスの原状回復や新オフィスの内装工事など、様々な作業を行います。規模の大きさに比例して、移転費用も多くかかるのが一般的です。

そこで本記事では、オフィス移転に伴う費用の内訳と相場を紹介し、オフィス移転費用を削減するためのポイントを解説します。
これからオフィスの移転を検討している方、オフィス移転業者を探している方、コストカット方法を知りたい方は、ぜひ参考にしてください。

オフィス移転にかかる費用相場

オフィス移転にかかる費用は、主に退去時にかかる費用と引っ越し費用、新オフィスの構築・入居時にかかる費用とその他諸費用に分けられます。

それぞれの費用の細かい内訳と、費用の目安を見ていきましょう。

オフィス退去時にかかる費用

オフィスの退去時には、主に原状回復工事費、廃棄物処分費、賃料の3つの費用が発生します。

これらの費用は、オフィスの規模や契約内容によって大きく異なります。

以下の表に、各費用の概要と相場をまとめました。

原状回復工事費

原状回復工事費は、オフィスを入居時の状態に戻すための費用です。

この費用は、オフィスの規模やレイアウト、使用状況によって大きく変動します。
カフェスペースの設置や間取りの変更など、大幅な改装を行った場合は特に高額になる傾向があります。

契約内容をよく確認し、複数の業者から見積もりを取ることで、適正な費用を把握できます。また、敷金でカバーできる可能性もあるため、事前に確認しておくことをお勧めします。

廃棄物処分費

オフィス移転時には、不要となった家具や機器の処分が必要です。

処分費用は廃棄物の量によって異なり、2トントラック1台分で7〜8万円、4トントラック1台分で12〜15万円程度が相場です。

機密文書や精密機器など、特殊な処理が必要なものは追加費用がかかる場合があるので注意が必要です。

リサイクル業者に買い取ってもらえるものがあれば、処分費用を抑えられる可能性もあります。

賃料

退去時の賃料は、通常3〜6ヶ月前の解約予告に基づいて支払います。

契約内容によっては、解約予告後も一定期間の賃料支払いが必要な場合があります。
早めに契約内容を確認し、退去のタイミングを計画的に決めることで、余分な賃料負担を避けられる可能性があります。

また、新旧オフィスの賃料が重複する期間が発生することも考慮に入れておく必要があります。

オフィス移転にかかる費用相場

オフィス移転は企業にとって大きな決断であり、同時に多額の費用が発生するプロジェクトです。

これらの費用は、退去時、入居時、新オフィスの構築時など、移転のプロセスごとに発生し、その金額は企業の規模や移転の規模によって大きく異なります。

適切な計画と予算管理が移転成功の鍵となるため、各段階で必要となる費用の内訳と相場を把握することが重要です。

新オフィスへの入居時にかかる費用

新オフィスへの入居時には、様々な費用が発生します。

これらの費用は、オフィスの規模や契約内容によって大きく異なりますが、適切に見積もることが重要です。主な費用項目とその相場は以下のとおりです。

引っ越し業者費用

オフィス移転時の荷物の運搬や設置を引っ越し業者に依頼する場合、従業員1名あたり2万円〜5万円が相場です。

ただし、繁忙期（2〜4月、9月）は通常の1.5倍程度に跳ね上がることがあります。
また、エレベーターがない建物やクレーン使用が必要な場合は追加料金が発生する可能性があります。

敷金

敷金は、オフィスの規模によって異なります。

小規模オフィス（50坪未満）の場合は賃料の4〜6ヶ月分、大規模オフィス（50坪以上）では6〜12ヶ月分が一般的です。

退去時に返還されますが、原状回復費用などが差し引かれる場合があります。

礼金

仲介手数料は通常、賃料の1カ月分です。ただし、時期によっては割引キャンペーンが行われていることもあるので、確認する価値があります。

保証会社加入費用

保証会社加入費用は、通常賃料の1カ月分です。
保証会社は、賃料滞納時に立替払いを行う機関で、多くの賃貸契約で加入が求められます。

火災保険料

火災保険料は、2年契約で2万円程度が一般的です。
これは、万が一の火災や水漏れなどに備えるための必須費用です。

前賃料

前賃料として、入居月と翌月の2カ月分を契約時に支払うのが一般的です。
これにより、家主側のリスクを軽減し、入居後すぐの支払い負担を軽減します。

新オフィスの構築にかかる費用

新オフィスの構築は、オフィス移転プロジェクトの中でも最も大きな費用が発生する部分です。

主な費用項目とその相場は以下のとおりです。

内装工事費用

内装工事費用は、新オフィスの雰囲気や機能性を決定づける重要な投資です。

床や壁、天井の仕上げ、パーテーションの設置など、オフィスのレイアウトや デザインに関わる工事が含まれます。

一般的に1坪あたり25万円〜40万円が相場ですが、高級素材の使用や複雑なデザインを採用する場合はさらに高額になることがあります。

設備工事費用

設備工事費用には、電気設備、空調設備、ネットワーク設備などの installation が含まれます。

オフィスの機能性と快適性を確保するために不可欠な投資です。

相場は1坪あたり5万円〜15万円程度ですが、最新のスマートオフィス技術を導入する場合はこれ以上になることもあります。

備品購入費用

オフィス家具や OA 機器など、業務に必要な備品の購入費用は、従業員1名あたり5万円〜30万円が目安です。

この費用は選択する備品の品質やデザインによって大きく変動します。

既存の備品を再利用したり、リースを活用したりすることで、初期費用を抑えることも可能です。

その他諸費用

オフィス移転に伴う諸手続きにも費用がかかります。主な費用項目は以下の通りです。

• 行政書士報酬：2万円〜5万円 
• 届出書類作成費用：10万円〜25万円 
• 告知費用：1万円〜2万円/従業員1名 

これらの費用は、手続きの複雑さや必要な書類の量によって変動します。

専門家に依頼することで、確実かつ効率的に手続きを進められますが、自社で対応することでコストを抑えることも可能です。

また、移転に伴う情報更新（名刺、パンフレット、ウェブサイトなど）の費用も忘れずに計上しましょう。

オフィス移転費用を削減する方法

オフィスの移転には様々な費用がかかります。

では、費用を少しでも削減するためには、どのようにすべきでしょうか。

移転作業を一社に任せる

オフィスの移転とは単に荷物を移すだけではありません。移転先の選定・確保から移転計画、新オフィスのレイアウト設計・配線工事、旧オフィスの原状回復や移転の周知、書類申請など、行うべき作業は多岐にわたります。

そのため、移転完了までは少なくとも半年程度はかかる傾向があります。

オフィスの移転に関わる工程をそれぞれの専門業者に頼む場合、打ち合わせの手間が増え、スケジュール調整が難しくなり、移転期間がさらに長引いてしまうかもしれません。

オフィス移転の負担を少しでも減らすためには、移転作業を別々の業者に依頼するのではなく、一社に任せるのがおすすめです。全工程を同じ会社に丸ごと発注することで、トータルの費用を割安にしたり、値下げ交渉がしやすくなったりします。

複数の業者から見積もりをとる

オフィス移転業者を選ぶ際は、始めから一社に絞るのではなく、複数社を比較検討しましょう。同じ作業内容であっても、業者によって費用が異なる場合があります。

少しでも移転費用を抑えるためには、複数の業者に見積もりを依頼し、サービスの範囲や内容・費用内訳を細かく見比べることが重要です。

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移転時期を考える

オフィスの移転時期にゆとりがある場合は、引っ越し業者の繁忙期を避けるのが無難です。毎年2月〜4月や9月は引っ越しシーズンであり、一般住宅の引っ越しでも業者を手配するのが難しいほどです。そのため、引っ越し業者の費用も割高になる傾向があります。

予算の超過や希望日に移転できないなどのトラブルを避けるために、時期を慎重に検討しましょう。

また、移転先のオフィスの立地や間取り・レイアウトは様々です。大きなオフィス家具や什器を移動させる際、エレベーターがない物件では作業員の負担が増します。重量のある家具の搬入では、クレーンでつり下ろしたり引き上げたりするなどの追加作業が発生するケースもあります。

引っ越し前には業者と入念な打ち合わせを行い、後で割増料金を請求されないように注意しましょう。

なお、オフィスの移転を機に什器や家具を新調し、それまで使っていたものを廃棄する場合があります。廃棄物の種類によっては特殊な処分が必要であったり、引っ越し業者が引き取ってくれたりするケースもあります。

引っ越し業者とは廃棄物や不用品の処理についても、料金や手順の確認をしておきましょう。

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家具や備品を再利用する

荷物の運搬や新オフィスの配線工事などは避けられず、費用を削るのが難しいです。
一方で、オフィス家具や備品は可能な限り再利用することで、新調にかかる購入費用を削減できます。

また、再利用しない不要な家具は買取業者に買い取ってもらえば、オフィス移転費用の足しになるかもしれません。

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家具や家電の買い替えが必要な場合は、中古でそろえる

オフィス移転に伴い家具や家電を買い替える際は、新品にこだわらず、中古でそろえるのも経費削減に効果的です。

新品のオフィス家具は事務デスクで10万円以上するケースも珍しくありません。ただし、中古の事務デスクであれば3万円前後で購入できる可能性があります。

他にも事務チェアやロッカー、家具だけではなく冷蔵庫や掃除機、テレビ、空気清浄機、電気ポットなどの家電も中古品を選べば、初期費用をさらに圧縮できるでしょう。

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フリーレント交渉をしてみる

新しいオフィスの契約時に、フリーレント（一定期間の賃料免除）の交渉をすることで、初期費用を抑えられる可能性があります。
特に、長期契約を結ぶ場合や、物件の空室率が高い時期は、オーナー側も柔軟な対応をしてくれることがあります。

通常、1～3ヶ月程度のフリーレントが認められることが多いですが、交渉次第でさらに長期間のフリーレントが得られることもあります。これにより、移転初期の費用負担を軽減できます。

まとめ

いかがでしたでしょうか。

今回はオフィス移転費用の内訳や目安、費用を削減する方法を解説しました。

オフィスを移転する際は、荷物の移動だけでなく退去時の原状回復や内装工事など様々な作業が必要であり、規模が大きいほど費用もかかります。

少しでも移転費用を抑えるためには、業者選びや移転時期、家具や備品の準備に配慮しましょう。

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