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オフィスレイアウトの変更手順と業者の選び方
「オフィスのレイアウトを変更したいけど、何から手をつければいいのかわからない」という方も多くいます。会社の規模が大きくなればなるほど、より難しくなるでしょう。
今回はそのような悩みを解決するため、オフィスのレイアウト変更をスムーズに進めるための手順と業者の選び方について解説します。
そろそろ自社のレイアウトを変えたいと検討されている方は、参考にしてください。
目次
オフィスレイアウト変更のメリット
オフィスのレイアウトを変更するメリットとしては、主に「業務が効率化される」ことと「社内のコミュニケーションが活発になる」ことの2点があげられます。
業務が効率化される点については、たとえば家具の配置変更による動線の改善や、事業部ごとに島を分けるなど、レイアウトを変えることにより日々の作業効率が上がることが期待されています。
社内のコミュニケーションが活発になることに関しては、後述するレイアウト形式のパターン次第で大きく変わってきます。
話がしやすい形式に変えることで、従業員同士のコミュニケーション量も増えるでしょう。
職種や仕事内容に関わらず、社内のコミュニケーションは、アウトプットの量や質、あるいはエンゲージメントにも影響を及ぼします。
コミュニケーションに課題を感じているのであれば、まずはレイアウトを変えることを検討してみてください。
オフィスレイアウト変更の手順
レイアウトを変えていく手順は以下のとおりです。各手順について理解し、このステップ通りに作業を進めていくとスムーズに進みます。
レイアウト変更する目的や課題を明確に
レイアウトを変えるのであれば、まず目的を明確にすることから始めましょう。レイアウトを変えることで実現したいことをはっきりとさせます。
そして、目的を達成するために、現状で課題となっていることを洗い出しておくと、打ち手も考えられるため、その後の作業もスムーズに進められます。
オフィスのレイアウト変更においては、デスクや椅子を追加する、個別のブースを作るなど、安易に変更を進めてしまうことがよくあります。
しかし、目的が曖昧なまま作業を進めると、あとから別の課題が噴出する可能性もあります。そうなると時間と労力、コストが無駄になり、業務にも支障が出てしまいます。
目的や解題解決にあったレイアウトを考える
目的と課題が明確となれば、レイアウトに落とし込みます。
以下で、代表的なレイアウトのスタイルをご紹介しましょう。
また、最近では、3Dの立体CADを利用することも可能です。このシステムを利用すれば、イメージを3D化できるため、よりイメージを沸かせやすくなります。
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フリーアドレス式
昨今導入している企業も多いフリーアドレス式は、従業員の座席をフリー（自由）とし、固定座席制とせずに業務できる、というものです。
毎回座るところが違うことにより期待されるのが「普段話をする機会が少ない従業員とのコミュニケーション」です。
日常的にコミュニケーションが少なかった他部署との接点を持つ機会ともなるため、会社にとってもメリットがあります。
ただし、固定のデスクなどがないことから荷物や資料を管理する必要がある点は注意が必要です。
別途、収納用のロッカーやキャビネットが必要となるため、それらを設置するスペースも一緒に加えることを忘れないようにしましょう。
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ブース式
いわゆる個別ブースのことです。デスクの周りをパーテーションで区切る、あるいは周りから見えないようにする囲いが付属しているデスクも最近では増えています。
一人で集中して作業したい時に便利なもので、クリエイティブさが要求されるタスクを処理したい時には最適でしょう。
オフィスの一部にブース式を設置するレイアウトがスタンダードですが、従業員同士がコミュニケーションを取りやすいカフェスペースのような空間を意図的に用意しておくことを忘れないようにしましょう。
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対向式
オフィスでは一番スタンダードなスタイルといえます。いわゆる島型と呼ばれるものであり、従業員同士がデスクを向き合わせて座ります。
向かい合っているため、従業員同士がコミュニケーションを取りやすいところが最大の利点です。席替えをたまに行うようにしておくと、従業員の意識も新鮮になるでしょう。
同向式
学校のように、それぞれのデスクを同じ方向に向けるスタイルです。一般的なオフィスではあまり見られないスタイルのレイアウトといえるでしょう。
コールセンターでよく見られる形であり、前の席にいる社員の視線が気になることがないため、自分の作業に集中しやすい環境という特徴があります。
ただし、ある程度オフィスの広さが求められることと、ネットや電話の配線も複雑になる点には注意が必要です。
背面式
お互いに背を向け合うスタイルのレイアウトです。従業員同士の視線が交わることがないため、作業に集中しやすいでしょう。
また、背中合わせなので、すぐに声をかけやすいメリットもあります。
向かい合う席同士にはパーテーションなど、視線を遮るものを活用しますが、それらを設置するコストが発生する点には注意してください。
業者の選定
レイアウトスタイルを決めたあとは、対応してくれる業者を選びましょう。
通信関係、家具関係、引越し関係、廃品回収関係と、レイアウト変更関連では業者も多岐にわたります。
レイアウト変更にどのような作業や工程が必要なのかによって、依頼すべき業者は異なりますので、事前にしっかり洗い出しましょう。
そして、依頼するときは1社だけにお願いするのではなく、必ず相見積もりを取るようにしてください。対応やフォローの体制など、金額面以外のところでも比較が可能となります。
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スケジュール調整
必要な作業を明確にしてスケジュールを調整します。その際は、余裕を持った計画にすることをおすすめします。
ギリギリのスケジュールにして、万が一何か問題が発生すると、スケジュールに遅れが出て、通常業務にも支障が出てしまう可能性があるためです。
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オフィスレイアウト変更の告知
取引のあるクライアントへも告知を忘れないようにしましょう。事前に伝えておくと、アポイントや打ち合わせの日程調整がスムーズになります。
作業当日の流れ
大きな流れとしては、内装工事、什器の搬入出があり、立ち会いのもと確認となります。
休日に行われることがほとんどですが、深夜帯に行われる場合もあります。
オフィスレイアウト変更の費用
それぞれの費用に関して、おおまかな数字をまとめました。
たとえば、内装工事は1坪あたりで10〜30万円が相場です。細かな部分は、工事の内容により変動します。
とくに賃貸オフィスの場合は、退去時に原状回復費用がかかるため、必ず事前に確認するようにしてください。
事前にレイアウトデザインを依頼することになりますが、その相場は20〜50万円程度と開きがあります。
理由はオフィスの広さや希望するデザインによって価格が変動するためです。
また、忘れがちなのが、不用品の廃棄費用です。
廃棄にも処理費用がかかり、2トントラックで8万円〜、4トントラックで15万円〜が相場です。
使えるものはレイアウト変更後も使うようにする、廃棄ではなく売却もしくはどこかに寄付するなど、余計なコストが発生しないよう工夫しましょう。
購入した家具がある場合は、梱包費用も発生します。1個あたり、おおむね500円〜1,000円程度です。
オフィスレイアウト変更を業者に依頼する
業者を選ぶ際のポイントと、業者へ依頼するメリットについてまとめました。
優良な業者を選んでおくと、スムーズにレイアウトを変更できるので、ポイントを抑えて依頼できるようにしましょう。
業者の選び方
「価格が安い」だけの理由で、業者を選ぶことはおすすめしません。コストを抑えることはもちろん重要ですが、目的が達成できるかどうかが大切です。
そのためにも自社が実現したいレイアウトに類似する実績をもつ業者を見つけられると、安心して任せられます。
依頼するにあたって事前に相談する機会も多くなりますが、その時にしっかりと話を聞いて、アドバイスしてくれるかどうかも業者を見極める判断材料のひとつです。
親身になってくれるところを選ぶようにしましょう。
そして、工事が完了した後のアフターフォローについても体制が整っているかどうか確認してください。万が一、不具合などが起こる可能性もゼロではないからです。
実店舗を運営しているなど、すぐに駆けつけてくれる業者が最適といえます。
依頼するメリット
オフィスのレイアウト変更では、デスクなどの家具を単に好きな場所へ移動させるだけではいけません。働く従業員の生産性や効率性が高まるように、動線を考え、家具を配置する必要があります。
インターネットの配線や耐震対策などについても、家庭のレイアウト変更以上に知識と技術が求められます。
そういった手間などを考えると、はじめから専門の業者へ依頼しておくと効率的です。
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オフィスのレイアウトを変更は外注がおすすめ
オフィスレイアウトのメリットから、実施までの手順と注意点についてまとめました。
コストはかかりますが、手間と専門的な知識が必要であることから、レイアウトの変更は業者へ依頼するべきです。
業者も数多くありますが、しっかり自社の目的に沿った対応をしてくれるところを選ぶようにしましょう。
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